La conciliation et l'arbitrage des comptes d'honoraires
Règle générale, le notaire et son client conviennent d'avance du montant des honoraires ou d'une méthode de calcul, en fonction de la nature et de la complexité du travail à effectuer. Le client reçoit donc un compte d'honoraires conforme à l'entente initiale. À défaut d'une telle entente, le client insatisfait du compte d'honoraires peut recourir à la conciliation et, au besoin, à l'arbitrage, pour résoudre le différend quant au montant de ce compte.
On peut obtenir tous les renseignements concernant les délais et les modalités de présentation d'une demande en s'adressant au Service de conciliation des comptes à la Chambre des notaires.
Pour que sa demande soit admissible, le client doit la présenter par écrit dans les délais prévus au Règlement sur la procédure de conciliation et d'arbitrage des comptes des notaires. Afin de faciliter cette procédure, un formulaire de demande de conciliation et le règlement sont disponibles sur demande au Service de conciliation des comptes à la Chambre des notaires.
Sur réception de la demande, le conciliateur communique avec le notaire visé pour obtenir sa version des faits. Il tente ensuite de concilier les parties de la façon qu'il juge la plus appropriée. La conciliation est en effet un processus informel par lequel le conciliateur tente d'amener le client et le notaire à s'entendre sur le montant des honoraires.
Si la tentative de conciliation échoue, le client peut, dans les 30 jours de la réception du rapport de conciliation, recourir à l'arbitrage en faisant la demande sur un formulaire fourni à cette fin par la Chambre des notaires.
Selon l'importance du montant contesté par le client, le Conseil d'arbitrage est formé d'un seul membre ou de trois arbitres. Les arbitres sont des notaires nommés par la Chambre des notaires.
Au cours de l'audience, le Conseil d'arbitrage entend les parties et reçoit leur preuve, suivant des règles de procédures souples. Il juge selon les règles de droit et l'équité et doit rendre sa décision dans les 30 jours qui suivent l'audience. Dans sa décision, le conseil d'arbitrage peut maintenir ou diminuer le compte litigieux. La décision est définitive, sans appel, lie les parties et est exécutoire, conformément aux articles 946 et suivants du Code de procédure civile.