La conciliation et l'arbitrage des comptes d'honoraires
Règle générale, le notaire et son client conviennent d'avance du montant des honoraires ou d'une méthode de calcul de ceux-ci, en fonction de la nature et de la complexité du travail à effectuer. Cette entente est verbale ou consignée par écrit dans un contrat de service. Le client devrait donc recevoir un compte d'honoraires conforme à l'entente initiale. S'il y a un différend quant au montant du compte d'honoraires, le client peut recourir à la conciliation et, au besoin, à l'arbitrage, pour le résoudre.
Il faut savoir que la présentation de la demande doit être écrite et faite dans un délai de rigueur soit dans les 45 jours de la réception de la facture ou de la connaissance du prélèvement ou de la retenue de ces sommes par le notaire à même son compte en fidéicommis, selon la plus tardive de ces dates. Toute demande reçue après ce délai est automatiquement refusée. Pour que sa demande soit admissible, le client doit aussi reconnaître devoir une somme au notaire à titre d'honoraires professionnels en sus des taxes et des déboursés en considération du contrat de service exécuté par lui. À défaut d'une telle reconnaissance, votre demande de conciliation sera refusée. D'autres recours vous sont alors possibles. Nous vous conseillons de consulter un conseiller juridique à cet effet.
On peut obtenir tous les renseignements concernant les délais et les modalités de présentation d'une demande en s'adressant sur demande au Service de conciliation des comptes d'honoraires à la Chambre des notaires au 514-879-1793 ou 1-800-263-1793 poste 5922.
De plus, afin de faciliter cette procédure, un formulaire de demande de conciliation et le règlement sont disponibles.
Sur réception de la demande, le conciliateur des comptes d'honoraires détermine de sa recevabilité et communique, par la suite, avec le notaire visé pour obtenir sa version des faits. Il tente ensuite de concilier les parties de la façon qu'il juge la plus appropriée. La conciliation est en effet un processus informel par lequel le conciliateur tente d'amener le client et le notaire à s'entendre sur le montant des honoraires. C'est une négociation assistée dans laquelle le conciliateur aide les parties à échanger des offres et contre-offres.
Si la tentative de conciliation échoue, le client peut, dans les 30 jours de la réception du rapport de conciliation, recourir à l'arbitrage en faisant la demande sur un formulaire fourni à cette fin par la Chambre des notaires. Des frais peuvent être exigibles pour le recours à ce processus.
Selon l'importance du montant contesté par le client, le conseil d'arbitrage est formé d'un seul arbitre ou de trois. Les arbitres sont des notaires nommés par le conseil d'administration de la Chambre des notaires.
Au cours de l'audience, tenue à huis-clos, le conseil d'arbitrage entend les parties et reçoit leur preuve, suivant des règles de procédures souples. Il juge selon les règles de droit et l'équité et doit rendre sa décision écrite dans les 30 jours qui suivent la tenue de l'audience. Dans sa sentence, le conseil d'arbitrage peut maintenir ou diminuer le compte litigieux. De plus, il statue sur la répartition des frais de l'arbitrage entre les parties. La décision est définitive, sans appel, lie les parties et est exécutoire, conformément aux articles 946 et suivants du Code de procédure civile. Elle est aussi confidentielle puisque seul les parties en reçoivent copie.